Transformasi Digital UGM Dibahas KPK di Perpustakaan

Di Perpustakaan UGM, Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) RI berdiskusi dengan Biro Transformasi Digital (BTD) UGM mengenai Transformasi Digital UGM dan pemanfaatan data, Rabu (21/10). Pertemuan itu diisi pemaparan arsitektur digital universitas serta pertukaran pengalaman tentang pengelolaan sistem yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Kepala BTD UGM, Dr. Mardhani Riasetiawan, S.E., Ak., M.T., menjelaskan bahwa transformasi digital di UGM dimulai dari pendokumentasian proses bisnis. Pemetaan tersebut mencakup sumber daya manusia, proses bisnis, data, aplikasi, teknologi, dan tata kelola agar setiap unit kerja dapat mengenali kebutuhannya serta hubungan antarkomponen.

“Kami memetakan proses bisnis, kebutuhan dan sumber data, aplikasi pendukung, teknologi, serta tata kelolanya. Pemetaan ini membantu kami memahami keterkaitan antarkomponen dalam mendukung operasional setiap unit kerja,” jelas Mardhani.

Pemetaan Transformasi Digital UGM

BTD UGM telah mendokumentasikan 4.229 proses bisnis dan 706 aplikasi. Selain itu, lembaga tersebut memetakan lebih dari 15.000 identitas data, 281 risiko, serta 1.067 regulasi atau standar. Data itu digunakan untuk memahami hubungan antarsistem, mengenali risiko, dan menilai dampak perubahan terhadap layanan.

Mardhani mengatakan dokumentasi diperlukan agar pengembangan aplikasi tidak dilakukan tanpa dasar yang jelas. Dengan dokumentasi tersebut, pembaruan aplikasi dapat mempertimbangkan kebutuhan pengguna, ketersediaan sumber daya, dan keberlanjutan pemeliharaan sistem.

Dalam diskusi, pengembangan kecerdasan artifisial atau artificial intelligence (AI) dibahas sebagai bagian dari pemanfaatan pengetahuan institusi. Ketua Tim Kerja System Engineer BTD UGM Dedi Eko Yunanto Priyadi, S.T., menjelaskan bahwa data dan informasi yang telah dikelola dapat membantu penyusunan draf dokumen dan pekerjaan administratif.

Budaya Digital dan Pengelolaan Data

Mardhani menegaskan bahwa hasil AI tetap perlu diperiksa manusia. “AI ini membuatkan draft berdasarkan pengetahuan yang kita kelola, tetapi manusia tetap yang memutuskan,” ujarnya. Perwakilan KPK juga menyoroti perbedaan kesiapan unit kerja dan keterbatasan sumber daya manusia dalam menentukan prioritas digitalisasi.

Dedi menyebut keberadaan orang yang mau belajar dan menjadi penggerak perubahan sebagai unsur penting. Sementara itu, Dosen Fakultas Teknologi Pertanian UGM sekaligus staf ahli BTD UGM, Ir. Andri Prima Nugroho, S.T.P., M.Sc., Ph.D., IPU., ASEAN Eng., APEC Eng., menjelaskan bahwa integrasi data tidak selalu berarti seluruh aplikasi harus disatukan dalam satu platform.

Menurut Andri, pengelolaan data perlu dimulai dari proses bisnis yang menjadi prioritas organisasi. “Mulainya selalu dari proses bisnis, mana yang utama, dari situ baru kita identifikasi datanya dan kita selesaikan data silo-nya,” jelasnya. Ia juga menekankan pentingnya dokumentasi aliran data dan metadata agar pengetahuan tetap terjaga ketika terjadi pergantian pegawai atau perubahan struktur kerja.

Baca berita lain di Pendidikan